Neemt u aanvragen, bestellingen of voorraadgegevens handmatig over tussen WordPress en uw bedrijfssoftware? Een koppeling kan die gegevensuitwisseling ondersteunen. Wij bekijken welke informatie nodig is, waar medewerkers ermee werken en of een bestaande oplossing past. De mogelijkheden hangen af van de beschikbare aansluiting en uw werkproces.

Wat wilt u met WordPress verbinden?

Een aanvraag vanuit uw website doorgeven aan een intern systeem vraagt om andere afspraken dan voorraadgegevens op uw website tonen. Soms gaat informatie één kant op; soms moeten wijzigingen in beide systemen worden verwerkt.

We brengen de bron, bestemming en benodigde velden in kaart. Ook bepalen we welk systeem leidend is als gegevens verschillen. Bij een API-koppeling zijn de beschikbare functies, toegangsrechten en beperkingen van beide systemen belangrijk.

Bestaande plugin, inrichting of maatwerk?

Aanpak	Wanneer past deze en wat spreekt u af?
Bestaande plugin	De ondersteunde systemen, velden en functies sluiten aan. Bekijk de licentie, updates en ondersteuning van de leverancier.
Bestaande koppeling inrichten	Een beschikbare connector biedt instelbare velden en regels voor uw proces. Spreek af wie de inrichting beheert en welke beperkingen gelden.
Koppeling op maat	Benodigde velden, controles of processtappen ontbreken. Baken de functies af en maak afspraken over broncode, foutafhandeling en onderhoud.

Gaat het vooral om functies binnen WordPress, zoals invoerregels of een configurator? Lees dan over WordPress-plugins op maat. Een plugin en een koppeling kunnen ook samen onderdeel zijn van dezelfde oplossing.

Voorbeeld: aanvragen uit Gravity Forms naar uw CRM

Stel dat bezoekers via een Gravity Forms-formulier op uw WordPress-website een offerte aanvragen. Uw medewerkers willen die aanvraag in hun CRM opvolgen. Dit denkbeeldige voorbeeld laat zien hoe zo’n gegevensstroom kan worden ingericht.

Met de Gravity Forms Webhooks Add-On kunnen formuliergegevens na verzending naar een externe API worden gestuurd. Vooraf controleren we of uw Gravity Forms-licentie de add-on bevat en of de API van uw CRM op die manier bereikbaar is.

Voorbeeldopzet

Van formulier naar opvolging

Een aanvraag van uw website komt op de juiste plek in uw CRM.

Gravity Forms

Een bezoeker verstuurt een offerteaanvraag.

FormuliergegevensNaam, e-mailadres en aanvraag

De aanvraag begint op uw website.

Koppeling

De koppeling stemt velden af en controleert het antwoord.

Herkenbare referentieWebsite + inzendingsnummer

Via een passende add-on of maatwerk.

CRM

Uw medewerker kan de aanvraag verder opvolgen.

Aanvraag ontvangen

De voortgang blijft in het CRM.

Als verwerking mislukt

Niet verwerkt?Controle en opnieuw proberen.

Blijft het misgaan?Melding aan de beheerder.

Dit is een voorbeeld. Controles, nieuwe pogingen en meldingen worden voor uw koppeling ingericht en getest.

Van formulier naar aanvraag

De bezoeker vult het formulier in. Denk aan naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en een omschrijving van de vraag.
De benodigde velden gaan naar het CRM. We bepalen welke formuliergegevens nodig zijn en laten de veldnamen en het formaat aansluiten op wat de API verwacht.
Het CRM verwerkt de aanvraag. In deze opzet houden medewerkers de verdere voortgang in het CRM bij. Die wijzigingen worden niet teruggestuurd naar WordPress.
Een vaste referentie helpt bij controle. Een combinatie van een websitekenmerk en het Gravity Forms-inzendingsnummer kan helpen om dezelfde aanvraag bij een nieuwe verzendpoging te herkennen. Daarvoor moet het CRM die referentie kunnen controleren.

Voor een eenvoudige overdracht kan het inrichten van de bestaande add-on voldoende zijn. Moeten eerst klantgegevens worden opgezocht, gegevens uit meerdere bronnen worden gecombineerd of meerdere API-stappen worden uitgevoerd? Dan kan aanvullende ontwikkeling nodig zijn.

Wat als de verwerking mislukt?

Een formulier kan zijn verzonden terwijl het CRM de aanvraag nog niet heeft verwerkt. We spreken daarom af hoe het antwoord van het CRM wordt gecontroleerd, welke fouten opnieuw worden aangeboden en wie een melding krijgt als de verwerking blijft mislukken. Ook bepalen we waar zichtbaar is welke aanvragen nog aandacht vragen.

Het opnieuw aanbieden van aanvragen, het voorkomen van dubbele verwerking en de meldingen moeten voor de gekozen koppeling worden ingericht en getest. Verder maken we afspraken over toegang, bewaartermijnen en wie het herstel en onderhoud verzorgt.

WordPress Auto Koppeling met Doorlinken Voorraad

Gebruikt u Doorlinken Voorraad voor uw voertuigen? Lees dan over onze WordPress-koppeling met Doorlinken Voorraad. Daar gaan we in op voertuiggegevens, afbeeldingen en het verwerken van voorraadwijzigingen.

Dit bespreken we vooraf

Systemen en toegang: welke software en versies gebruikt u? Is API-toegang of een andere aansluiting beschikbaar, en wie beheert de toegangsgegevens?
Gegevens en richting: welke velden zijn nodig, welk systeem is leidend en moeten wijzigingen terug naar WordPress?
Omvang en snelheid: hoeveel gegevens worden verwerkt en moeten wijzigingen direct of op vaste momenten zichtbaar zijn?
Fouten en herstel: hoe worden dubbele gegevens, mislukte overdrachten en nieuwe pogingen behandeld?
Beheer: wie ontvangt meldingen, controleert de verwerking en verzorgt het onderhoud?

Wijzigingen aan WordPress, plugins of het aangesloten systeem kunnen gevolgen hebben voor de koppeling. Bespreek daarom vooraf wie updates beoordeelt, hoe wijzigingen worden getest en welke ondersteuning nodig is.

Bespreek uw WordPress-koppeling

Neem contact op en beschrijf de systemen die u gebruikt, welke informatie u nu overneemt en waar dat werk vastloopt. Dan bespreken we welke aanpak en vervolgstappen bij uw situatie passen.